Questions fréquentes
Les réponses aux questions que nos copropriétaires nous posent le plus souvent.
Gestion quotidienne
Où trouver les documents relatifs à l’immeuble (statuts…) ?
Vous pouvez les consulter via votre accès à notre plateforme My Syndic, ou demander un accès en consultation au syndic.
Toiture, façade, balcon, terrasse… : est-ce commun ou privatif ?
Pour savoir ce qui est d’ordre commun ou privatif au sein de votre immeuble, référez-vous à l’acte de base de la copropriété (les statuts).
J’achète, je vends ou je loue mon bien : que dois-je communiquer au syndic ?
- Si vous vendez : vous n’avez rien à faire. Votre notaire nous contactera pour les échanges d’informations légales.
- Si vous achetez : dès que nous recevons l’information, nous vous contactons pour récolter vos données.
- Si vous louez l’appartement dont vous êtes propriétaire : transmettez votre adresse postale effective au syndic. Il est aussi préférable de nous transmettre les coordonnées de vos locataires, afin de fluidifier les échanges en cas d’urgence.
Comment obtenir un badge, une clé ou une télécommande supplémentaire ?
Pour obtenir tout type de clé supplémentaire, faites-en la demande au syndic par e-mail. La clé vous sera facturée sur votre décompte individuel, une fois votre demande traitée.
Comment changer le nom indiqué sur ma boîte aux lettres ou ma sonnette ?
Contactez le syndic ou le concierge de l’immeuble en mentionnant le nom à remplacer et celui à indiquer. Be-Syndic se charge du reste !
Il y a des encombrants dans les communs de mon immeuble : que faire ?
Le dépôt d’encombrants dans les parties communes est interdit. Contactez votre gestionnaire de dossier. Si l’auteur du dépôt ne peut pas être identifié, les frais d’enlèvement reviendront à la copropriété.
Assemblées générales
Quand a lieu la prochaine AG ?
La quinzaine de l’AG ordinaire est indiquée dans l’acte de base. La date est ensuite fixée avec votre gestionnaire de dossier, qui vous communiquera la date et le lieu précis.
Comment ajouter un point à l’ordre du jour de la prochaine AG ?
Vous pouvez en faire la demande au syndic par e-mail.
Quand vais-je recevoir le PV d’AG ?
Le PV d’assemblée générale, signé par le président de séance, est transmis par le syndic dans un délai de 30 jours calendrier. Vous disposez de quatre mois pour le contester.
Comment donner procuration à quelqu’un pour qu’il me représente lors de l’AG ?
Pour donner procuration, un document écrit signé des deux parties et communiqué au syndic suffit.
Attention : votre mandataire ne peut pas détenir plus de 3 procurations, sauf si le total des quotités qu’il représente et qu’il détient ne dépasse pas 10 % des quotités de l’immeuble. Be-Syndic ne peut pas être mandataire.
Sinistres
Que faire si j’ai un sinistre ?
Lorsqu’un sinistre se produit, vous devez :
- en avertir le syndic au plus vite ;
- transmettre des photos et/ou des vidéos ;
- transmettre votre numéro de téléphone (ou celui de vos locataires) et vous rendre disponible pour le réparateur.
Quelles sont les étapes de gestion d’un sinistre ? Qui paie ?
- Signalement
- Réparation provisoire et déclaration
- Expertise
- Indemnisation
- Réparation définitive
Pour le paiement, le syndic évalue la situation au cas par cas selon plusieurs critères : la sinistralité de l’immeuble et la franchise de l’assurance, le montant nécessaire aux réparations, et l’origine commune ou privative du sinistre. Selon le cas, c’est l’assurance, la copropriété ou le propriétaire concerné (ou son assurance) qui paie.
En cas d’incendie, qui appeler en premier ?
Le plus urgent est d’appeler les pompiers au 112, pour préserver votre sécurité et l’immeuble. Prévenez le syndic tout de suite après.
Comptabilité
Je ne comprends pas mes factures : comment sont-elles calculées ?
Selon la situation de votre immeuble, vous recevez vos factures chaque trimestre ou chaque année :
- Le décompte annuel reprend les frais réels de la copropriété, répartis au prorata des quotités.
- L’appel de provisions trimestriel (4 fois par an) est calculé sur le budget voté lors de la dernière AG.
Pour savoir si vos factures sont annuelles ou trimestrielles, vérifiez votre situation comptable sur notre plateforme utilisateur : « Décompte » indique un décompte annuel, « Provisions » un appel de provisions trimestriel. En cas de doute, la réponse figure dans le PV d’assemblée générale.
Quand arrive mon décompte ?
En général, 30 jours calendrier après la clôture de l’exercice comptable.
Pourquoi mon décompte est-il plus élevé que celui de ma voisine ?
Les décomptes sont calculés en fonction du nombre de quotités attribué à chaque propriétaire. Si vous possédez plus de quotités que votre voisine, vous participez proportionnellement plus aux charges : votre décompte est donc plus élevé.
Quelle est la différence entre le fonds de roulement et le fonds de réserve ?
Le fonds de réserve est une épargne qui protège la copropriété des coûts liés aux travaux futurs. Il doit représenter au moins 5 % des dépenses réelles de la copropriété de l’année précédente.
Le fonds de roulement est un fonds de caisse pour les dépenses courantes de la copropriété : eau, chauffage, entretien des jardins, nettoyage des communs, etc.
Pour aller plus loin : le fonds de réserve en copropriété.
À quoi correspond le décompte individuel de chauffage ou d’eau (ISTA, Techem…) ?
Le décompte individuel de chauffage ou d’eau reprend votre consommation privative. C’est sur cette base que sont calculées vos provisions de charges.
Vous ne trouvez pas votre réponse ?
Introduisez votre demande sur My be-syndic ou appelez-nous du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h.