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Droit de la copropriété

Les Obligations du Syndic de Copropriété en Belgique : ce que dit l'Article 3.89

• Temps de lecture : 9 min
Technicien intervenant sur une installation électrique dans les parties communes d'un immeuble

Le syndic n'est pas un simple prestataire : c'est l'organe qui exécute les décisions de l'assemblée générale et représente l'association des copropriétaires. Le Code civil lui impose une liste précise de missions, qu'aucun règlement d'ordre intérieur ne peut réduire. Voici ce qu'elles recouvrent, et comment vérifier que votre syndic les remplit.

⚖️ Base légale

Les obligations du syndic figurent à l'article 3.89 du Code civil (livre 3, copropriété des immeubles bâtis, art. 3.84 à 3.100). Le paragraphe 5 énumère seize missions qui s'imposent « quels que soient les pouvoirs qui lui sont conférés par le règlement d'ordre intérieur ».

Avant même de commencer : désignation, contrat et affichage

Un mandat de trois ans maximum

Le syndic est désigné par l'assemblée générale (ou par le règlement d'ordre intérieur pour la première période). Son mandat ne peut excéder trois ans et n'est renouvelable que par une décision expresse de l'AG (art. 3.89 §1).

Un contrat écrit et détaillé

Le contrat liste les prestations comprises dans le forfait et les prestations complémentaires avec leur prix. Une prestation qui n'y figure pas ne peut pas être facturée, sauf décision de l'AG (art. 3.89 §1).

Un affichage à l'entrée de l'immeuble sous 8 jours

Dans les 8 jours de la prise de cours de sa mission, le syndic affiche un extrait de sa désignation : identité, coordonnées permettant de le joindre sans délai, et lieu où consulter le règlement d'ordre intérieur et le registre des décisions (art. 3.89 §2).

Une inscription à la Banque-Carrefour des Entreprises

Tout syndic, professionnel ou non, est inscrit à la BCE pour l'ACP, en principe au plus tard le jour ouvrable qui précède le début de sa mission (art. 3.89 §3 et arrêté royal du 15 mars 2017).

Les seize missions légales du syndic

Nous les avons regroupées en quatre familles. Le numéro renvoie au point correspondant de l'article 3.89 §5 du Code civil.

Gérer et exécuter

  • 1° Exécuter et faire exécuter les décisions de l'assemblée générale.
  • 2° Accomplir les actes conservatoires et d'administration provisoire, par exemple faire face à une urgence pour protéger l'immeuble.
  • 4° Représenter l'association des copropriétaires (ACP) en justice et dans la gestion des affaires communes.
  • 11° Présenter plusieurs devis établis sur la base d'un cahier des charges préalable, au-delà du montant fixé par l'AG.
  • 12° Soumettre à l'AG ordinaire un rapport d'évaluation des contrats de fournitures régulières (énergie, entretien, assurances).
  • 13° Demander l'autorisation préalable de l'AG avant tout contrat avec lui-même, ses préposés, ses proches jusqu'au troisième degré ou des entreprises liées.

Tenir les comptes

  • 3° Administrer les fonds de l'ACP : au minimum un fonds de roulement et un fonds de réserve, sur des comptes distincts au nom de l'ACP.
  • 15° Tenir la comptabilité selon le plan comptable minimum normalisé. Une comptabilité simplifiée est permise sous 20 lots, caves, garages et parkings exclus.
  • 16° Préparer chaque année deux budgets prévisionnels : les dépenses courantes et les frais extraordinaires prévisibles.
  • 8° Souscrire une assurance responsabilité couvrant l'exercice de sa mission et en fournir la preuve.

Informer et donner accès

  • 6° Communiquer la date des AG aux occupants qui n'ont pas le droit de vote (locataires, par exemple), par affichage dans les parties communes.
  • 9° Permettre aux copropriétaires de consulter tous les documents et informations non privés relatifs à la copropriété.
  • 14° Tenir à jour la liste des personnes qui ont le droit de participer à l'AG, et la transmettre à première demande aux copropriétaires et au notaire.
  • 10° Conserver le dossier d'intervention ultérieure, qui décrit les éléments utiles pour de futurs travaux sur l'immeuble.

Assurer les transitions

  • 5° Fournir au notaire, dans les 30 jours de sa demande, le relevé des dettes liées au lot vendu (art. 3.94 §2).
  • 7° Transmettre à son successeur, dans les 30 jours suivant la fin de son mandat, tout le dossier de gestion : comptabilité, actifs, sinistres et historique du compte.

Ce que le syndic ne peut pas faire

  • • S'engager au-delà de son mandat sans décision expresse de l'AG (art. 3.89 §1).
  • • Être mandataire d'un copropriétaire à l'assemblée générale (art. 3.87 §7).
  • • Siéger au conseil de copropriété ou être commissaire aux comptes de la copropriété qu'il gère (art. 3.89 §9).
  • • Contracter avec ses proches ou ses propres sociétés sans autorisation préalable de l'AG (art. 3.89 §5, 13°).

Votre syndic remplit-il ses obligations ? La check-list

  • ☐ L'extrait de désignation du syndic est affiché à l'entrée de l'immeuble.
  • ☐ L'AG ordinaire se tient chaque année, dans la période prévue par le règlement d'ordre intérieur.
  • ☐ Le fonds de roulement et le fonds de réserve sont sur deux comptes distincts au nom de l'ACP.
  • ☐ Les deux budgets prévisionnels sont présentés et votés chaque année.
  • ☐ Plusieurs devis sont présentés pour les travaux au-delà du seuil fixé par l'AG.
  • ☐ Un rapport d'évaluation des contrats de fournitures est présenté à l'AG ordinaire.
  • ☐ Vous pouvez consulter les comptes, factures et procès-verbaux sur simple demande.

Plusieurs cases restent vides ? Lisez notre guide sur le syndic qui ne répond pas, puis sur la procédure pour changer de syndic.

Questions fréquentes

Le syndic peut-il refuser de communiquer les documents de la copropriété ?

Non. Le syndic doit permettre aux copropriétaires de consulter tous les documents et informations non privés relatifs à la copropriété (art. 3.89 §5, 9°). Le conseil de copropriété peut, après en avoir avisé le syndic, prendre connaissance et copie de toutes les pièces de gestion (art. 3.90 §4).

Combien de temps dure le mandat d'un syndic ?

Trois ans maximum. Le mandat n'est renouvelable que par une décision expresse de l'assemblée générale : il n'y a pas de reconduction tacite, et le simple non-renouvellement ne donne droit à aucune indemnité (art. 3.89 §1).

Le syndic doit-il être agréé ?

Un syndic professionnel exerce une activité d'agent immobilier et doit être agréé par l'IPI (Institut professionnel des agents immobiliers). Un copropriétaire peut aussi être syndic non professionnel. Dans les deux cas, le syndic doit être inscrit à la Banque-Carrefour des Entreprises pour l'ACP et assurer sa responsabilité.

Que faire si le syndic ne remplit pas ses obligations ?

L'assemblée générale peut toujours révoquer le syndic, à la majorité absolue (art. 3.89 §7). En cas d'empêchement ou de carence, tout copropriétaire peut demander au juge de désigner un syndic provisoire (art. 3.89 §8). Avant d'en arriver là, une mise en demeure écrite et l'intervention du conseil de copropriété règlent souvent la situation.

Sources

Un syndic qui remplit toutes ses obligations

Be-Syndic, agréé IPI n° 507.791, gère plus de 100 copropriétés à Bruxelles avec des comptes consultables en ligne et une réponse sous 24 heures.

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