Be-Syndic
Recht van mede-eigendom

De Verplichtingen van de Syndicus van een Mede-eigendom in België: wat Artikel 3.89 bepaalt

• Leestijd: 9 min
Technicus aan het werk aan een elektrische installatie in de gemeenschappelijke delen van een gebouw

De syndicus is geen gewone dienstverlener: hij is het orgaan dat de beslissingen van de algemene vergadering uitvoert en de vereniging van mede-eigenaars vertegenwoordigt. Het Burgerlijk Wetboek legt hem een precieze lijst van opdrachten op, die geen enkel reglement van interne orde kan inperken. Hieronder leest u wat die opdrachten inhouden en hoe u nagaat of uw syndicus ze vervult.

⚖️ Wettelijke basis

De verplichtingen van de syndicus staan in artikel 3.89 van het Burgerlijk Wetboek (boek 3, mede-eigendom van gebouwen, art. 3.84 tot 3.100). Paragraaf 5 somt zestien opdrachten op die gelden ongeacht de bevoegdheden die het reglement van interne orde hem toekent.

Nog vóór de start: aanstelling, contract en aanplakking

Een mandaat van maximaal drie jaar

De syndicus wordt aangesteld door de algemene vergadering (of door het reglement van interne orde voor de eerste periode). Zijn mandaat mag niet langer duren dan drie jaar en kan alleen worden hernieuwd bij uitdrukkelijke beslissing van de AV (art. 3.89 §1).

Een schriftelijk en gedetailleerd contract

Het contract somt de prestaties op die in het forfait zijn inbegrepen, en de bijkomende prestaties met hun prijs. Een prestatie die er niet in staat, mag niet worden aangerekend, tenzij de AV daartoe beslist (art. 3.89 §1).

Een aanplakking aan de ingang van het gebouw binnen 8 dagen

Binnen 8 dagen na de aanvang van zijn opdracht plakt de syndicus een uittreksel van zijn aanstelling aan: identiteit, contactgegevens waarmee hij onverwijld bereikbaar is, en de plaats waar het reglement van interne orde en het register van de beslissingen kunnen worden geraadpleegd (art. 3.89 §2).

Een inschrijving in de Kruispuntbank van Ondernemingen

Elke syndicus, professioneel of niet, wordt voor de VME ingeschreven in de KBO, in principe uiterlijk op de werkdag vóór de aanvang van zijn opdracht (art. 3.89 §3 en koninklijk besluit van 15 maart 2017).

De zestien wettelijke opdrachten van de syndicus

We hebben ze in vier groepen ingedeeld. Het nummer verwijst naar het overeenkomstige punt van artikel 3.89 §5 van het Burgerlijk Wetboek.

Beheren en uitvoeren

  • 1° De beslissingen van de algemene vergadering uitvoeren en laten uitvoeren.
  • 2° Bewarende maatregelen treffen en daden van voorlopig beheer stellen, bijvoorbeeld optreden bij hoogdringendheid om het gebouw te beschermen.
  • 4° De vereniging van mede-eigenaars (VME) vertegenwoordigen in rechte en bij het beheer van de gemeenschappelijke zaken.
  • 11° Boven het door de AV vastgestelde bedrag meerdere offertes voorleggen, opgemaakt op basis van een vooraf opgesteld bestek.
  • 12° Op de gewone AV een evaluatieverslag voorleggen over de contracten voor geregelde leveringen (energie, onderhoud, verzekeringen).
  • 13° Vooraf de toestemming van de AV vragen voor elk contract met zichzelf, zijn aangestelden, zijn naasten tot in de derde graad of verbonden ondernemingen.

De rekeningen bijhouden

  • 3° De fondsen van de VME beheren: minstens een werkkapitaal en een reservefonds, op afzonderlijke rekeningen op naam van de VME.
  • 15° De boekhouding voeren volgens het minimum genormaliseerd rekeningenstelsel. Een vereenvoudigde boekhouding is toegestaan onder 20 kavels, kelders, garages en parkeerplaatsen niet meegerekend.
  • 16° Elk jaar twee begrotingsramingen opstellen: de gewone uitgaven en de voorzienbare buitengewone kosten.
  • 8° Een aansprakelijkheidsverzekering afsluiten die de uitoefening van zijn opdracht dekt, en het bewijs daarvan voorleggen.

Informeren en toegang geven

  • 6° De datum van de AV's meedelen aan de bewoners die geen stemrecht hebben (bijvoorbeeld huurders), door aanplakking in de gemeenschappelijke delen.
  • 9° De mede-eigenaars toelaten alle niet-private documenten en gegevens over de mede-eigendom te raadplegen.
  • 14° De lijst bijhouden van de personen die gerechtigd zijn deel te nemen aan de AV, en die op eerste verzoek bezorgen aan de mede-eigenaars en aan de notaris.
  • 10° Het postinterventie-dossier bewaren, dat de nuttige gegevens bevat voor toekomstige werken aan het gebouw.

De overgangen verzekeren

  • 5° Binnen 30 dagen na het verzoek van de notaris de staat van de schulden met betrekking tot de verkochte kavel bezorgen (art. 3.94 §2).
  • 7° Binnen 30 dagen na het einde van zijn mandaat het volledige beheersdossier overdragen aan zijn opvolger: boekhouding, activa, schadegevallen en historiek van de rekening.

Wat de syndicus niet mag

  • • Zich verbinden buiten zijn mandaat zonder uitdrukkelijke beslissing van de AV (art. 3.89 §1).
  • • Lasthebber zijn van een mede-eigenaar op de algemene vergadering (art. 3.87 §7).
  • • Zetelen in de raad van mede-eigendom of commissaris van de rekeningen zijn van de mede-eigendom die hij beheert (art. 3.89 §9).
  • • Contracten sluiten met zijn naasten of zijn eigen vennootschappen zonder voorafgaande toestemming van de AV (art. 3.89 §5, 13°).

Komt uw syndicus zijn verplichtingen na? De checklist

  • ☐ Het uittreksel van de aanstelling van de syndicus hangt aan de ingang van het gebouw.
  • ☐ De gewone AV vindt elk jaar plaats, in de periode die het reglement van interne orde bepaalt.
  • ☐ Het werkkapitaal en het reservefonds staan op twee afzonderlijke rekeningen op naam van de VME.
  • ☐ De twee begrotingsramingen worden elk jaar voorgelegd en gestemd.
  • ☐ Voor werken boven de door de AV vastgestelde drempel worden meerdere offertes voorgelegd.
  • ☐ Op de gewone AV wordt een evaluatieverslag van de leveringscontracten voorgelegd.
  • ☐ U kunt de rekeningen, facturen en notulen op eenvoudig verzoek raadplegen.

Blijven meerdere vakjes leeg? Lees onze gids over de syndicus die niet reageert, en daarna die over de procedure om van syndicus te wisselen.

Veelgestelde vragen

Mag de syndicus weigeren de documenten van de mede-eigendom mee te delen?

Nee. De syndicus moet de mede-eigenaars toelaten alle niet-private documenten en gegevens over de mede-eigendom te raadplegen (art. 3.89 §5, 9°). De raad van mede-eigendom kan, na de syndicus daarvan op de hoogte te hebben gebracht, kennisnemen van alle stukken van het beheer en er een kopie van maken (art. 3.90 §4).

Hoelang duurt het mandaat van een syndicus?

Maximaal drie jaar. Het mandaat kan alleen worden hernieuwd bij uitdrukkelijke beslissing van de algemene vergadering: er is geen stilzwijgende verlenging, en de loutere niet-hernieuwing geeft geen recht op enige vergoeding (art. 3.89 §1).

Moet de syndicus erkend zijn?

Een professionele syndicus oefent een activiteit van vastgoedmakelaar uit en moet erkend zijn door het BIV (Beroepsinstituut van Vastgoedmakelaars). Een mede-eigenaar kan ook niet-professioneel syndicus zijn. In beide gevallen moet de syndicus voor de VME ingeschreven zijn in de Kruispuntbank van Ondernemingen en zijn aansprakelijkheid laten verzekeren.

Wat kunt u doen als de syndicus zijn verplichtingen niet nakomt?

De algemene vergadering kan de syndicus altijd ontslaan, bij absolute meerderheid (art. 3.89 §7). Bij verhindering of in gebreke blijven van de syndicus kan elke mede-eigenaar de rechter vragen een voorlopige syndicus aan te stellen (art. 3.89 §8). Voor het zover komt, lossen een schriftelijke ingebrekestelling en het optreden van de raad van mede-eigendom de situatie vaak op.

Bronnen

Een syndicus die al zijn verplichtingen nakomt

Be-Syndic, BIV-erkend onder nr. 507.791, beheert meer dan 100 mede-eigendommen in Brussel, met rekeningen die u online kunt raadplegen en een antwoord binnen 24 uur.

Vraag een gratis offerte aan

Gerelateerde artikels