Vrijwillige of Professionele Syndicus: wat kiest u voor uw Mede-eigendom?

In een klein gebouw komt de vraag vaak terug: moet u echt een professionele syndicus betalen, of kan een mede-eigenaar het werk op zich nemen? De Belgische wet laat de keuze, maar staat niet toe dat een mede-eigendom zonder syndicus werkt, en legt de vrijwilliger dezelfde opdrachten op als de professional. Hieronder leest u wat elke optie inhoudt, wat het contract moet bevatten en wanneer u beter overstapt naar een professional.

Elke mede-eigendom moet een syndicus hebben

Is een professionele syndicus verplicht? Nee: wat verplicht is, is een syndicus hebben. Of die professioneel of vrijwillig is, beslist de algemene vergadering.

Drie manieren om de syndicus aan te stellen

Volgens artikel 3.89 §1 kan de syndicus worden aangewezen in het reglement van interne orde (RIO); dat mandaat eindigt dan van rechtswege op de eerste algemene vergadering. Anders benoemt de algemene vergadering hem. Gebeurt dat niet, dan wijst de rechter hem aan op verzoek van elke mede-eigenaar of belanghebbende derde.

Een „kleine mede-eigendom zonder syndicus” is onregelmatig

Veel gebouwen met drie of vier appartementen werken informeel: de ene buur betaalt de verzekering, de andere belt de verwarmingstechnicus. Dat is niet wettelijk. Het hoofdstuk van het Burgerlijk Wetboek over mede-eigendom geldt voor elk gebouw dat in kavels is verdeeld (art. 3.84) en voorziet geen vrijstelling op basis van het aantal kavels. Zonder syndicus vertegenwoordigt niemand de vereniging van mede-eigenaars (VME) in rechte (art. 3.89 §5, 4°), en bij een verkoop kan niemand de notaris de informatie bezorgen die hij bij de syndicus moet opvragen (art. 3.94).

Hoe zet u een mede-eigendom zonder syndicus recht?

• • Een algemene vergadering bijeenroepen. Bij ontstentenis van een syndicus kunnen de raad van mede-eigendom of, bij gebrek daaraan, de voorzitter van de laatste AV of, bij gebrek daaraan, mede-eigenaars met minstens een vijfde van de aandelen de AV bijeenroepen om een syndicus te benoemen (art. 3.87 §2, al. 4).
• • Naar de rechter stappen. Benoemt de AV niemand, dan kan elke mede-eigenaar de rechter vragen dat te doen (art. 3.89 §1). Bij verhindering of in gebreke blijven van de syndicus kan hij een voorlopige syndicus vragen (art. 3.89 §8).

Voor gebouwen met enkele kavels vindt u onze aanpak op de pagina onze diensten als syndicus.

De vrijwillige syndicus: dezelfde plichten, andere middelen

De vrijwillige (of niet-professionele) syndicus is meestal een mede-eigenaar die het gebouw kosteloos of tegen een onkostenvergoeding beheert. Die formule is wettelijk toegestaan in België, maar de titel verandert niets aan de plichten.

De zestien wettelijke opdrachten, zonder korting

Artikel 3.89 §5 somt zestien opdrachten op die gelden ongeacht de bevoegdheden die het RIO hem toekent, zonder onderscheid tussen vrijwilliger en professional. De vrijwilliger moet dus de beslissingen van de AV uitvoeren, afzonderlijke rekeningen bijhouden voor het werkkapitaal en het reservefonds, boven de door de AV vastgestelde drempel meerdere offertes voorleggen, de jaarlijkse begrotingen opstellen en het dossier binnen 30 dagen na het einde van zijn mandaat aan zijn opvolger overdragen. Hij is als enige verantwoordelijk voor zijn beheer (art. 3.89 §6). De volledige lijst vindt u in ons artikel over de verplichtingen van de syndicus.

De formaliteiten waaraan hij niet ontsnapt

Zijn dubbele rol brengt ook grenzen mee. Hij mag geen lasthebber zijn van een andere mede-eigenaar op de AV (art. 3.87 §7), niet deelnemen aan de stemmingen over zijn opdracht als syndicus (art. 3.87 §9), en geen lid zijn van de raad van mede-eigendom of commissaris van de rekeningen (art. 3.89 §9).

Een vereenvoudigde boekhouding onder 20 kavels

Een mede-eigendom met minder dan twintig kavels, kelders, garages en parkeerplaatsen niet meegerekend, mag een vereenvoudigde boekhouding voeren: ontvangsten en uitgaven, thesaurie, werkkapitaal en reservefonds, vorderingen en schulden van de mede-eigenaars (art. 3.89 §5, 15°). Die soepelheid hangt af van het aantal kavels, niet van het statuut van de syndicus.

De professionele syndicus: een gereglementeerde activiteit

Een syndicus die deze activiteit beroepsmatig uitoefent, moet erkend zijn door het BIV (Beroepsinstituut van Vastgoedmakelaars). Bepaalde andere gereglementeerde beroepen kunnen die functie ook binnen hun eigen kader uitoefenen. Vraag vóór de ondertekening het erkenningsnummer van de kandidaat en controleer het op de website van het BIV.

De wettelijke opdrachten en het schriftelijk contract zijn dezelfde als voor de vrijwilliger. Het verschil zit in de middelen: boekhoudtools, een netwerk van aannemers, opvolging van de regelgeving en de afstand van een derde bij spanningen tussen buren. Bevalt de dienstverlening niet, dan kiest de AV een andere syndicus, zonder burenruzie.

Het syndicuscontract: verplicht, ook voor een vrijwilliger

Artikel 3.89 §1 bepaalt dat de regels over de relatie tussen de syndicus en de VME, en de bijbehorende vergoeding, in een schriftelijk contract staan. De tekst voorziet geen uitzondering voor de onbezoldigde syndicus.

Wat elk syndicuscontract moet bevatten

• • De lijst van de forfaitaire prestaties.
• • De lijst van de bijkomende prestaties en hun vergoeding. Een prestatie die er niet in staat, mag niet worden vergoed zonder beslissing van de AV.
• • De duur van het mandaat, maximaal drie jaar, en het principe van de uitdrukkelijke hernieuwing.
• • De grens van de verbintenissen. Behoudens uitdrukkelijke beslissing van de AV mag de syndicus geen verbintenis aangaan voor een termijn die langer is dan zijn mandaat (art. 3.89 §1).

Het contract van een vrijwillige syndicus: de kosteloosheid vastleggen

Voor een vrijwilliger beschermt het schriftelijk contract iedereen, hemzelf inbegrepen. Wij raden aan er het volgende in op te nemen:

• • het kosteloze karakter van het mandaat of, indien voorzien, het bedrag van een onkostenvergoeding gestemd door de AV (duidelijk geformuleerd vermijdt het discussie over wie de verzekering betaalt);
• • de taken die hij zelf uitvoert en die welke aan derden worden toevertrouwd (boekhouder, schoonmaak);
• • de duur, de voorwaarden voor het einde van de opdracht en de overdracht van het dossier;
• • hoe hij bereikbaar is en binnen welke termijn hij antwoordt.

Wat het reglement van interne orde moet bepalen

Het contract vervangt het RIO niet. Dat bepaalt de wijze van benoeming van de syndicus, zijn bevoegdheden, de duur en de hernieuwing van zijn mandaat, de eventuele opzegging van zijn contract en zijn verplichtingen na afloop van de opdracht (art. 3.85 §3, 2°). Controleer of contract en RIO hetzelfde zeggen.

Vrijwillig of professioneel: de vergelijking

Wanneer overstappen naar een professionele syndicus?

Het vrijwilligerswerk loopt goed zolang het gebouw eenvoudig is en de syndicus tijd heeft. Deze signalen tonen dat het tijd is om de keuze te herbekijken:

• • Vermoeidheid. De vrijwilliger raakt uitgeput of wil stoppen, en niemand biedt zich aan.
• • Burenconflicten. Wanneer hij in onenigheid ligt met andere mede-eigenaars, wordt zijn neutraliteit in twijfel getrokken, ook als hij goed werk levert.
• • Grote werken. Gevel, dak of lift vragen een bestek, meerdere offertes (art. 3.89 §5, 11°) en opvolging van de werf.
• • Onbetaalde kosten. De syndicus kan gerechtelijke stappen zetten om de kosten te innen (art. 3.86 §3), wat delicaat is tegenover een buur. Lees onze gids over onbetaalde kosten.
• • Een geschil. De syndicus vertegenwoordigt de VME in rechte (art. 3.89 §5, 4°) en brengt de mede-eigenaars onverwijld op de hoogte van lopende rechtsvorderingen (art. 3.92 §1).
• • Het reservefonds en de planning van werken. Het reservefonds beheren (art. 3.86 §3) en de buitengewone werken voor de komende jaren voorbereiden (art. 3.89 §5, 16°) vraagt een visie op lange termijn.
• • Een groeiend aantal kavels. Vanaf twintig kavels, kelders, garages en parkeerplaatsen niet meegerekend, wordt een raad van mede-eigendom verplicht (art. 3.90 §1) en is een vereenvoudigde boekhouding niet meer toegestaan.

Herkent u meerdere signalen in uw gebouw? Vergelijk offertes. Op de pagina diensten van Be-Syndic in Brussel leest u hoe wij ook kleine gebouwen beheren.

Hoe stapt u over van een vrijwillige naar een professionele syndicus?

1. Vraag meerdere offertes en vergelijk forfaits en bijkomende prestaties.
2. Laat de benoeming op de agenda van een AV plaatsen (art. 3.87 §4).
3. De AV beslist bij absolute meerderheid van de stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde mede-eigenaars (art. 3.87 §8): de benoeming van de syndicus valt niet onder de bijzondere meerderheden van art. 3.88.
4. De vertrekkende syndicus draagt het beheersdossier over binnen 30 dagen na het einde van zijn mandaat (art. 3.89 §5, 7°).
5. De nieuwe syndicus plakt binnen 8 dagen het uittreksel van zijn benoeming aan en laat zich inschrijven in de KBO (art. 3.89 §2 en §3).

De AV kan de syndicus ook altijd ontslaan (art. 3.89 §7). De volledige procedure staat in onze gids om van syndicus te wisselen in België.

Veelgestelde vragen

Bronnen

• • Burgerlijk Wetboek, boek 3, art. 3.84 tot 3.100 (geconsolideerde tekst, Justel, bijgewerkt tot 16 februari 2026)
• • BIV: Beroepsinstituut van Vastgoedmakelaars
• • FOD Justitie: vereniging van mede-eigenaars